Notification of FERPA Rights
The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) affords parents and “eligible students” (students over 18 years of age or students who are attending a postsecondary institution) certain rights with respect to the student’s education records. They are:
1.	The right to inspect and review the student’s education records within forty-five (45) days of the day the District receives a request for access.
Parents or eligible students should submit to the school Principal/designee a written request that identifies the record(s) they wish to inspect. The Principal will make arrangements for access and notify the parent or eligible student of the time and place where the record(s) may be inspected.
2.	The right to inspect and review logs documenting disclosures of the student’s education records.
Except for disclosure to school officials, disclosures related to some judicial orders or lawfully issued subpoenas, disclosures of directory information, and disclosure to the parent or eligible student, FERPA regulations require the District to record the disclosure.
3.	The right to request the amendment of the student’s education records that the parent or eligible student believes are inaccurate, misleading, or in violation of the student’s privacy or other rights.
Parents or eligible students may ask the District to amend a record that they believe is inaccurate, misleading, or in violation of privacy or other rights. They should write the school Principal, clearly identify the part of the record they want changed, and specify why it is inaccurate, misleading, or in violation of their privacy or other rights.
If the District decides not to amend the record as requested by the parent or eligible student, the District will notify the parent or eligible student of the decision and advise him\her of the right to a hearing regarding the request for amendment. Additional information regarding the hearing procedures will be provided to the parent or eligible student when notified of the right to a hearing.
4.	The right to provide written consent prior to disclosure of personally identifiable information contained in the student’s education records, except to the extent that FERPA authorizes disclosure without consent.
Exceptions that permit disclosure without consent include:
a.	Disclosure to school officials with legitimate educational interests. A “school official” is a person employed by the District as an administrator, supervisor, instructor, or support staff member (including health or medical staff and law enforcement unit personnel); a person serving on the school Board; a volunteer, or an outside person or company with whom the District has contracted to perform a special task (such as an attorney, auditor, medical consultant, or therapist); or a parent or student serving on an official committee, such as a disciplinary or grievance committee, or assisting another school official in performing his/her tasks.
 A school official has a legitimate educational interest if the official needs to review an education record in order to fulfill his/her professional responsibility to the District. This may include contractors, consultants, volunteers, and other parties to whom the District has outsourced services or functions.
b.	Upon request, disclosure of education records without parent/eligible student notice or consent to officials of another school district or post-secondary institution in which a student seeks or intends to enroll or is already enrolled or to other entities authorized by law so long as the disclosure is for purposes related to the student’s enrollment or transfer.
c.	Disclosure of information to those whose knowledge of such information is necessary to respond to an actual, impending, or imminent articulable and significant health/safety threat.
d.	Disclosure to state and local educational authorities and accrediting organizations, subject to requirements of FERPA regulations.
Designated Kentucky State agencies may be permitted access to student record information, which will depend on the authority granted to their particular agency.
5.	The right to notify the District in writing to withhold information the Board has designated as directory information as listed in the annual directory information notice the District provides to parents/eligible students.
To exercise this right, parents/eligible students shall notify the District by the deadline designated by the District.
6.	The right to prohibit the disclosure of personally identifiable information concerning the student to recruiting representatives of the U. S. Armed Forces and its service academies, the Kentucky Air National Guard, and the Kentucky Army National Guard.Unless the parent or secondary school student requests in writing that the District not release information, the student’s name, address, and telephone number (if listed) shall be released to Armed Forces recruiters upon their request.
7.	The right to file a complaint with the U.S. Department of Education concerning alleged failures by the District to comply with the requirements of FERPA. The name and address of the Office that administers FERPA is:
Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue, SW
Washington, DC 20202-4605
Notice of FERPA rights in Spanish
Los Derechos Educativos de la Familia y Privacidad (FERPA) otorga a los padres y alumnos "elegibles" (estudiantes de más de 18 años de edad o estudiantes que asisten a una institución postsecundaria) ciertos derechos con respecto a los expedientes educativos del estudiante. Ellos son:
1. El derecho a inspeccionar y revisar los registros educativos del estudiante dentro de los cuarenta y cinco (45) días de la fecha que el distrito reciba una solicitud de acceso.
Los padres o estudiantes elegibles deben presentar al director / designado una solicitud por escrito que identifique el expediente (s) que desean inspeccionar. El director hará los arreglos necesarios para el acceso y notificará al padre o estudiante elegible de la hora y el lugar donde podrá ser consultado el expediente (s).
2. El derecho a inspeccionar y revisar los registros que documentan la divulgación de los registros de educación del estudiante.
A excepción de la divulgación a los funcionarios escolares, divulgaciones relacionadas con algunas órdenes judiciales o citaciones emitidas legalmente, divulgaciones de la información del directorio, y la divulgación de los padres o el estudiante, las regulaciones de FERPA requiere que el distrito para grabar la divulgación.
3. El derecho a solicitar la enmienda de los registros educativos del estudiante que el padre o estudiante elegible cree que son inexactos, engañosos o en violación de la privacidad del estudiante u otros derechos.
Los padres o estudiantes elegibles pueden pedir al Distrito que enmiende un registro que según ellos es inexacta, engañosa, o en violación de la privacidad u otros derechos. Ellos deben escribir al director de la escuela, identificar claramente la parte del expediente que quieren cambiar, y especificar por qué es incorrecta, engañosa o en violación de su privacidad u otros derechos.
Si el Distrito decide no enmendar el expediente según lo solicitado por el padre o el estudiante elegible, el Distrito notificará al padre o al estudiante elegible de la decisión y le aconsejará \ la del derecho a una audiencia sobre la solicitud de modificación. Información adicional sobre los procedimientos de audiencia será proporcionada al padre o al estudiante elegible cuando se les notifique del derecho a una audiencia.
4. El derecho a dar su consentimiento por escrito antes de la divulgación de la información personal contenida en los expedientes académicos del estudiante, excepto en la medida en que FERPA autoriza la divulgación sin consentimiento.
Las excepciones que permiten la divulgación sin consentimiento son:
un. La divulgación a los funcionarios escolares con intereses educativos legítimos. Un "funcionario escolar" es una persona empleada por el Distrito como administrador, supervisor, instructor, o miembro del personal de apoyo (incluyendo personal de salud o médico y personal de la policía), una persona que sirve en la Junta de la escuela, un voluntario, o un persona externa o compañía con quien el distrito ha contratado para realizar una tarea especial (como un abogado, auditor, consultor médico, o terapeuta), o un padre o estudiante sirviendo en un comité oficial, como un comité disciplinario o de quejas, o ayudando a otro funcionario escolar en el desempeño de sus / sus tareas.
Un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si el funcionario necesita revisar un registro educativo para cumplir con su / su responsabilidad profesional al Distrito. Esto puede incluir a los contratistas, consultores, voluntarios y otras personas a las que el Distrito cuenta con los servicios o funciones externalizadas.
b. Previa solicitud, la divulgación de los registros de educación sin padre / estudiante elegible una notificación o consentimiento a oficiales de otro distrito escolar o institución post-secundaria en la que un estudiante busca o intenta inscribirse o ya está inscrito oa otras entidades autorizadas por la ley, siempre que el revelación es para fines relacionados con la inscripción o transferencia del estudiante.
c. Divulgación de información a aquellos cuyo conocimiento de dicha información es necesaria para responder a una amenaza para la salud / seguridad articulable y significativo real, inminente o inminente.
d. La divulgación a las autoridades educativas estatales y locales y las organizaciones de acreditación, con sujeción a los requisitos de las regulaciones FERPA.
Las agencias estatales de Kentucky designados se les puede permitir el acceso a la información de registro del estudiante, el cual dependerá de la autorización concedida a su agencia en particular.
5. El derecho a notificar al distrito por escrito a no revelar información a la Junta ha designado como información de directorio que aparece en la notificación anual de la información del directorio del Distrito provee a los padres / estudiantes elegibles.
Para ejercer este derecho, los padres / estudiantes elegibles deben notificar al Distrito dentro del plazo señalado por el Distrito.
6. El derecho de prohibir la divulgación de información personalmente identificable con respecto al estudiante a reclutar representantes de las Fuerzas Armadas de los EE.UU. y sus academias militares, la Guardia Nacional Aérea de Kentucky, y de la Guardia Nacional del Ejército de Kentucky. A menos que el padre o el estudiante solicita la escuela secundaria por escrito que el distrito no divulgue la información, el nombre del estudiante, dirección, y número de teléfono (si aparece) serán entregados a las Fuerzas Armadas de los reclutadores que lo soliciten.
7. El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de EE.UU. sobre presuntas fallas del distrito para cumplir con los requisitos de FERPA. El nombre y la dirección de la oficina que administra FERPA es:
Family Policy Compliance Office
Departamento de Educación de EE.UU.
400 Maryland Avenue, SW
Washington, DC 20202-4605